| T O P I C R E V I E W |
| vincenti |
Posted - 08/03/2013 : 20:31:16
www.ancitel.it
DOMANDA:
Il nostro comune riceve un numero sempre maggiore di istanze in formato elettronico (PEC). Attualmente tali istanze, congiuntamente agli allegati, si stampano e si appone sulla copia cartacea il numero di protocollo. Nella considerazione che alcune PEC sono firmate digitalmente (quindi l’originale è il file ricevuto e non la copia cartacea stampata) si chiede come bisogna procedere per abbandonare tale procedura che prevede l’utilizzo del supporto cartaceo ed adottare una gestione esclusivamente informatica della Posta Elettronica Certificata nel rispetto: - dell’obbligo di garantire la conservazione nel tempo dei documenti informatici trasmessi al comune; - della vigente normativa riguardante il protocollo in ingresso dei comuni e dell’identificabilità del documento (in quanto non vi sarebbe più un supporto cartaceo che riporta gli estremi del protocollo attribuito).
RISPOSTA:
Il quesito posto verte in materia di gestione del protocollo informatico con riferimento alle comunicazioni pervenute agli indirizzi elettronici dell’Ente (in particolare, posta elettronica certificata). La prassi descritta nel quesito in esame può ritenersi corretta, almeno per un duplice ordine di ragioni: a) da un lato, la stampa dei messaggi frustrerebbe le esigenze di dematerializzazione connesse all’utilizzo degli strumenti telematici nella PA (e dei risparmi che ne derivano); b) dall’altro, comprometterebbe l’affidabilità e completezza di fascicoli ed archivi (la stampa della PEC costituisce solo una copia della comunicazione originale).
Appare dunque corretto affermare il principio per cui l’intera gestione delle comunicazioni che pervengono all’Ente in modalità telematica deve avvenire senza l’uso degli strumenti cartacei, in omaggio alle disposizioni dettate dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005) che ormai prescrivono l’obbligatorietà della gestione dei procedimenti amministrativi mediante le tecnologie dell’informazione e della comunicazione.
Con specifico riferimento al quesito, la protocollazione del documento informatico ricevuto via PEC deve essere assicurata dalle soluzioni di protocollo informatico che gli Enti sono tenuti ad usare dal 1° gennaio 2004 e che devono ovviamente rispettose delle regole tecniche dettate dal Dpcm 31 ottobre 2000 (le nuove regole tecniche, di futura emanazione, sono consultabili in bozza al seguente indirizzo http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Regole_tecniche_per _il_protocollo_informatico%2028%2010%202011.pdf).
Naturalmente, non è possibile delineare un’unica modalità con cui rispettare le norme citate, in quanto le diverse soluzioni (acquisibili sul mercato o grazie al riuso) possono adottare soluzioni tecniche diverse. Di conseguenza, all’Ente è fatto obbligo di dotarsi degli strumenti tecnologici di protocollazione e gestione dei fascicoli informatici (art.41) in relazione ai quali dovrà essere verificata – di volta in volta – la rispondenza alle prescrizioni normative (e ai loro aggiornamenti). Infatti, visto il valore ormai riconosciuto al protocollo e al documento informatico, l’uso di questi strumenti è l’unico che può assicurare una corretta gestione documentale e di identificare correttamente ciascun atto. Dal punto di vista organizzativo, il Comune dovrà operare poi nella redazione del Manuale di Gestione (obbligatorio ai sensi dell’art.5 Dpcm 31 ottobre 2000) le scelte relative alla descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione, tra i quali, in particolare, documenti.
In conclusione, deve ricordarsi che – ovviamente – i documenti, fascicoli e registri (incluso quello di protocollo) andranno sottoposti a conservazione secondo le regole contenute nella deliberazione CNIPA n. 11/2004 contenente le “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”. |
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