Dal sito ANCITEL
Domanda
Il nostro Ente produce e gestisce alcuni documenti in forma esclusivamente elettronica: il file in formato ".pdf A" viene sottoscritto con firma digitale e trasformato quindi in formato .pdf.p7m. L'archiviazione di tali file avviene contemporaneamente su 3 hard disk, quindi ogni file è già presente in 3 copie sul server del Municipio. Quotidianamente viene inoltre effettuato un back- up su nastro: sono disponibili 10 supporti, utilizzati uno al giorno, dal lunedi al venerdi, per due settimane. Tali supporti vengono conservati in cassaforte, in una cassettina ignifuga. Si chiede se, alla luce della normativa vigente e delle direttive CNIPA in materia, la prassi adottata da questo ente garantisca una conservazione dei documenti digitali valevole ai sensi di legge.
Risposta
La disciplina giuridica relativa alla conservazione dei documenti informatici è prevista dall'art. 44 del C.A.D., così come modificato dal D.Lgs. 235/2010, nonché, in particolare, dalla direttiva del CNIPA ¿ oggi DigitPA - n. 11 del 19 febbraio 2004. Ciò posto, dalla lettura delle attività elencate nel quesito sottoposto, sembrerebbe corretta la procedura di utilizzazione del formato di file del tipo PDF/script, così come corretta appare la procedura di firma dei files e successivo backup su nastro. Tuttavia, per una corretta attività di conservazione documentale, risulta altresì necessaria la realizzazione dell'attività di apposizione della marca temporale sui documenti, nonchè l'individuazione della nomina di un responsabile della conservazione che, come previsto dal comma 1-bis dell'art. 44 del C.A.D., "opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza". Infine, si ricorda che tutte le attività di memorizzazione dei documenti informatici devono attenersi scrupolosamente alla disciplina prevista dagli artt. da 31 a 36 e dall'allegato B del D.Lgs. 196/2003 (Codice della Privacy). |
Conservazione documenti informatici
Scritto - 23/05/2011 : 14:24:17
