| T O P I C R E V I E W |
| vincenti |
Posted - 14/10/2011 : 15:46:26
Dal sito ANCITEL
Domanda
Oggi molte delle comunicazioni tra cittadino e Comune avvengono attraverso la posta elettronica. Il nuovo codice dell'amministrazione digitale sembra aver connesso un valore giuridico anche alle e- mail "normali" (cioè non firmate digitalmente - o simili, come la cec-pac - e non trasmesse via pec), equiparandole a riproduzioni meccaniche di documenti o comunque valutabili "liberamente". Si chiede quindi se, salvo i casi in cui l'identificazione del mittente sia indispensabile (concorsi, gare, ecc.), possano essere registrate al protocollo generale le e-mail "normali", senza firme digitali o trasmissioni via Pec.
Risposta
La risposta è affermativa: ci sono dei casi in cui è possibile utilizzare la posta elettronica non certificata nei rapporti tra cittadino ed Ente. Tuttavia, si tratta di tutti quei casi residuali in cui non venga richiesta una sottoscrizione o la comunicazione non richieda prova relativa all'invio o alla ricezione. Per dettagliare la risposta, occorre innanzitutto esaminare la disciplina giuridica che regolamenta le funzioni del protocollo nelle Pubbliche Amministrazioni con particolare riferimento all'acquisizione di documenti informatici.
A tal proposito, l'art- 40-bis del D.Lgs 82/2005 (Codice dell'Ammministrazione Digitale), così come introdotto dal D.Lgs. 235/2010, stabilisce quali documenti debbano formare oggetto di registrazione di protocollo richiamando la conformità tra quanto disposto dal medesimo articolo e quanto disposto all'art. 53, comma 5, del D.P.R. 445/2000. Orbene, l'art. 40-bis del C.A.D. individua i documento oggetto di registrazione rinviando alla lettura di altri articoli (47, commi 1 e 3, 54, comma 2-ter e 57-bis, comma 1, nonché istanze ex art. 65 in conformita' alle regole tecniche di cui all'articolo 71) nei quali vengono menzionate comunicazioni da e nei confronti della P.A. facendo più volte riferimento in maniera generica alla "posta elettronica".
Tuttavia, appare corretto ritenere che il C.A.D. prediliga la PEC quale strumento di comunicazione tra la P.A. ed i cittadini e laddove non venga diversamente specificato è sempre ad essa che si fa riferimento quando si utilzzano le parole "posta elettronica". Accedendo a questa tesi, si potrebbe sostenere che formino oggetto di registrazione soltanto le comunicazioni inviate tramite posta elettronica certificata. Tuttavia, l'art. 53, comma 5, del D.P.R. 445/2000 stabilisce che "sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici". Tale articolo, pertanto, renderebbe obbligatoria la registrazione al protocollo di qualsiasi documento informatico, anche se non inviato tramite PEC.
In conclusione, si ritiene opportuno prevedere l'acquisizione al protocollo anche delle comunicazioni ricevute con semplice e-mail, facendo salva ogni valutazione ai fini dell'utilizzabilità della stessa nell'ambito del procedimento amministrativo. In proposito, si raccomanda che tale regola sia prevista all'interno del manuale di gestione del sistema di protocollo informatico. |
|
|
